Внутренний документ организации, который описывает весь организационный состав компании, включая названия структурных подразделений, должности, специальности, количество сотрудников, размер заработной платы и (или) тарифной ставки, а также возможные дополнительные надбавки — это штатное расписание. Штатное расписание необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, у которых есть постоянное наемное обслуживающее персонал. В то же время, микропредприятия и некоммерческие организации могут не иметь штатного расписания.

Для проверки точности начислений налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов, налоговая служба или социальный фонд обычно требуют штатное расписание. Кроме того, это расписание может потребоваться при разрешении трудовых споров. Оно также может помочь в рассчете фонда оплаты труда на месяц. Кроме того, при получении лицензий и разрешений, штатное расписание может быть необходимо для подтверждения наличия квалифицированных специалистов в компании.

Составитель расписания может быть как владелец, бухгалтер, так и HR-специалист. Каждая компания может иметь свою уникальную форму штатного расписания, учитывающую ее специфику. Однако в большинстве ситуаций применяется стандартная форма Т-3.

С целью создания правильного документа бизнесмены имеют возможность использовать утвержденный образец шаблона, доступный в разделе «Конструктор документов» на официальном сайте МСП.

План работы, представленный в штатном графике, включает в себя следующие элементы:

• Наименование компании и идентификационный номер по ОКПО

Информация о документе и его датирование

использовать период действия бумаги

— Заявленный «штатный» приказ о номере и дате утверждения.

в организации суммирует всех работников, включая как исполнителей, так и руководителей.

Подтверждается ли эта информация кадровым специалистом и бухгалтером, или только руководителем компании?

Регламентированное расписание является табличным представлением, содержащим информацию о наименованиях организационных структур, занимаемых должностях, специализациях и численности сотрудников.

В документе возможно различие между количеством штатных единиц и фактическим числом работников, особенно когда имеются свободные вакансии. Если определенная должность предусматривает возможность совмещения работы, то в штатном расписании указывается ставка 0,5 в графе «Количество штатных единиц». Следует отметить, что принять на одну ставку двух сотрудников по полставки не допускается. Согласно Трудовой инспекции, должность считается заполненной, даже если сотрудник оформлен на неполный рабочий день.

Если в организации имеются должности, специализации, профессии, по которым согласно законодательству предусмотрены привилегии или возмещение, их наименования должны точно соответствовать указанным в профессиональных стандартах и реестрах (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). То же самое касается и профессий, для которых предусмотрена возможность досрочного выхода на пенсию.

При составлении графика работы следует включать только официальных сотрудников, включая тех, кто работает на неполный рабочий день или на другой работе. При этом необходимо исключить из списка ИП, работников по договору гражданско-правового характера или самозанятых, которые сотрудничают с компанией. В противном случае инспекция труда или налоговая служба могут считать это заменой трудовых отношений.

Регулярное расписание остается действительным на неопределенный срок. Тем не менее, в реальности должности, количество сотрудников и размер заработной платы постепенно меняются. Следовательно, требуется утвердить новый документ, в котором будут отражены актуальные данные.

Нарушение компанией отсутствия официального графика является неправомерным и может повлечь за собой наложение денежного штрафа. В случае индивидуального предпринимателя сумма штрафа может составить до 5 тысяч рублей, а для юридических лиц – до 50 тысяч рублей.

Все, что вы хотели знать о штатном расписании

Штатная карта представляет собой официальный документ компании, в котором содержится информация о структуре организации, численности персонала, их профессиональных обязанностях, уровне квалификации, размере заработной платы, дополнительных надбавках и общей сумме, выделенной на оплату труда.

Объясняем, почему важно иметь установленное рабочее время и какие последствия могут возникнуть при его отсутствии.

Зачем нужно штатное расписание

Под сущностью штатного графика подразумевается список трудовых мест, доступных работодателю. В графике указываются все имеющиеся должности в организации. При этом в документе не содержатся персональные данные сотрудников.

В компаниях штатное расписание применяется по нескольким причинам.

Для осознания организационной структуры компании необходимо учесть ряд факторов: количество существующих отделов, число работников, размеры заработных плат и другие. Критически важно, чтобы наименования должностей, указанные в графике рабочего времени и в трудовых контрактах, полностью совпадали.

Для проведения анализа эффективности деятельности сотрудников, отделов и всей компании.

Для того, чтобы узнать число свободных вакансий.

Применяя график работы, можно подтвердить корректность сокращения персонала. Это доказывает, что в момент увольнения сотруднику не предлагалась другая вакансия.

Также важно иметь установленное график работы, поскольку это необходимо для предоставления его при проведении проверок различными органами. Такую информацию могут запросить налоговая служба, инспекция по труду, прокуратура и военкомат.

Каких работников необходимо исключить из графика штатного расписания?

Предпочтение следует отдавать исполнителям, которые действуют в соответствии с Гражданским кодексом. Следует учесть, что взаимоотношения с подрядчиками регулируются принципами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание подчиняется нормам Трудового кодекса.

Индивидуальные предприниматели, которые принимают на работу сотрудников, не признаются законом сотрудниками организации.

Какие организации не нуждаются в установленном графике работы?

Работа без официально установленного графика возможна:

В Российском законодательстве отражено понятие микропредприятия, упомянутое в статье 309.2 Трудового кодекса РФ.

Согласно статье 309.2 Трудового кодекса Российской Федерации, некоммерческие организации, отвечающие требованиям, изложенным в статье 309.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Как правильно оформить штатное расписание

Представить стандартный график работы можно с уникальным подходом. В таком случае необходимо включить в документ следующую информацию:

наименование компании и уникальный идентификационный номер по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

Информация о документе, включающая его номер и дату создания.

Начало действия данного документа;

Указом, датированным и пронумерованным, официально утверждается график.

список организационных подразделений

список ролей

количество рабочих сотрудников;

Доступная информация о зарплатах, дополнительных начислениях и общем месячном финансовом фонде.

Создавайте свои индивидуальные схемы, которые являются неотъемлемыми для эффективной работы компании.

Если отсутствует желание пользоваться личным графиком, есть возможность воспользоваться стандартной формой под номером Т-3.

Важно знать основные рекомендации, которые способствуют правильному составлению персонального графика работы:

У меня замечены ещё некоторые нюансы.

На расспискании должны быть указаны русскоязычные названия должностей. Например, нельзя использовать термины «SMM-менеджер» или «Web-дизайнер». Такое требование содержится в первой части третьей статьи Федерального закона от 01.06.2005 года № 53-ФЗ.

Наименования должностей, указанные в графике, должны соответствовать тем, которые фиксируются в заключенном трудовом соглашении.

В графике работы должно быть отражено количество сотрудников-инвалидов, а также ясно указано, предоставлено ли им выделенное рабочее место или оно было создано специально для них.

Штатный график работы обязан соответствовать установленному минимальному размеру оплаты труда.

Работодатели должны гарантировать одинаковые оклады для сотрудников, занимающих одинаковые позиции, иначе им может быть предъявлено обвинение в неправомерной дискриминации в оплате труда.

Необходимо учесть, что при приеме сотрудника в организацию необходимо убедиться, что у него будет должность, предусмотренная штатным расписанием.

Как утвердить штатное расписание

Для того чтобы достичь данной цели, необходимо выдать внутреннее распоряжение и утвердить график работы. Распоряжение может быть составлено в любой форме. В нем требуется указать реквизиты документа, дату принятия, общее количество сотрудников и сумму заработной платы в месяц.

Возможно, график работы сотрудников может быть изменен, если это будет необходимо.

Как внести двойную должность в штатное расписание

Возможно введение двойной должности в том случае, когда обе должности имеют схожее содержание, степень сложности и требуют одинакового уровня профессионализма от сотрудника.

Если у сотрудника есть несколько профессий и он работает на разных должностях, то в штатном расписании указывается основная профессия (должность), исходя из того, какая работа имеет наибольшую значимость в его деятельности.

В предположении, что сотрудник в основном занимается работой инженера-технолога и время от времени выполняет обязанности механика, на основании стандартного графика работы рекомендуется указать его должность как «инженер-технолог». В таком случае, выполнение им дополнительных задач механика может быть оформлено как либо совмещение (при сохранении его основной должности), либо работа по внутреннему совместительству (при заключении отдельного трудового договора).

Советуем прочитать: Что означает запись в военном билете. Категория запаса 2, группа учёта-РА, ВУС 999000 А что это значит

Нужно ли показывать штатное расписание сотрудникам

Да. Расписание, которое применяется в организации, является неотъемлемым документом, не имеющим непосредственной связи с рабочей деятельностью. Поэтому предоставление его сотрудникам не является обязательным. Таково содержание сообщения от 15.05.2014 года с номером ПГ/4653-6-1.

Кроме того, сотрудник имеет возможность проверить свое штатное расписание, обратившись с письменным запросом. Работодатель обязан предоставить ответ, в котором будет содержаться информация о расписании, специфичной только для должности данного работника.

Что будет, если не вести штатное расписание

Компания, не имеющая установленного графика работы, может быть подвержена административному наказанию со стороны налоговой службы.

Для целей налогового учета она имеет возможность отказаться от включения затрат на оплату труда в расходы организации.

Согласно статье 120 НК РФ, она имеет право оштрафовать на сумму 10 000 рублей за крупное нарушение норм учета финансовых операций.

Если в официальном графике работы отсутствует определенная должность или имеются расхождения между количеством сотрудников, принятых на различные должности, профессии и специальности, и количеством сотрудников, указанных в графике работы, компания может быть подвергнута административной ответственности в соответствии с частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

За такие правонарушения предусмотрены финансовые санкции.

Юридическим лицам грозит наказание в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Для высокопоставленных чиновников будет применяться санкция в виде предупреждения или наложения штрафа в размере от тысячи до пяти тысяч рублей.

Предприниматели могут быть подвержены штрафу в размере от 1000 до 5000 рублей.

Главное за 30 секунд

Расписание, составленное в соответствии с нормами, представляет собой основной управленческий документ, который отражает информацию о внутренней организации и функционировании компании, включая данные о количестве работников, структуре предприятия, их должностях, а также о размерах и общей сумме заработной платы.

Расписание персонала является важным инструментом для изучения устройства и эффективности организации, определения необходимого числа сотрудников, обеспечения защиты их прав при сокращении штата, а также предоставления необходимой информации при проверках.

Составление графика работников производится в соответствии с собственным образцом или унифицированным образцом № Т-3. В данном документе содержится информация о структуре организации, должностях, количестве сотрудников и их заработной плате.

Расписание персонала утверждается внутрикорпоративным документом. По мере необходимости, в него допускается вносить изменения.

Если организация отказывается поддерживать официальный график работы, то она сталкивается с возможностью получения штрафов со стороны налоговых органов, а также с возможными административными санкциями.

Заполненность штатного расписания: как достичь оптимальной укомплектованности персонала

Предоставляем вам список наиболее привлекательных событий в области управления персоналом по всему миру. Пожалуйста, оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами, чтобы сообщить о предстоящем мероприятии.

Под термином «кадровое оснащение» обычно понимают наличие сотрудников на текущих должностях в соответствии с установленным графиком расстановки персонала. Организация считается полностью оснащенной, если в ней нет вакантных мест.

Зачем это нужно? Для выяснения уровня оснащенности и последующей корректировки численности персонала. Кроме того, это позволяет оценить эффективность деятельности специалиста по управлению персоналом.

Суть расчета заключается в определении процента занятых должностей от общего числа должностей, предусмотренных штатным планом за определенный период времени. Хотя это может показаться сложным, формула сама по себе достаточно проста и имеет следующий вид:

Хотите избежать затраты большого количества времени на формирование аналитических отчетов? У нас есть решение. Воспользуйтесь FriendWork — сервисом автоматизации рекрутинга. С его помощью аналитика по подбору персонала будет проводиться автоматически. Теперь вам не придется тратить вечера на составление отчетов вручную. Сделайте один клик и получите все результаты работы за месяц или любой другой период. Все отчеты представлены в форме наглядных графиков и диаграмм.

Вы сможете значительно ускорить процесс заполнения вакансий, сократив время в два раза.

Количество сотрудников, необходимых для выполнения плана работы в заданные сроки, является ключевым фактором. Результаты, полученные в ходе работы, влияют на решение о найме дополнительного персонала или о сохранении существующего штата сотрудников.

Определение оптимального числа сотрудников в штате необходимо для эффективного управления затратами, связанными с выполнением работ и их оплатой, предоставляемыми работниками.

В государственных учреждениях обязательно проводится контроль за численностью персонала. Для этого применяются «Рекомендации по определению штатного состава сотрудников государственных организаций на основе нормативов труда».

Такие организации не имеют возможности определять количество сотрудников по своему усмотрению.

Относительно бизнесов, нацеленных на получение максимальных доходов, управляющий имеет право определить необходимое количество сотрудников и установить стандарты по числу открытых вакансий.

Тем не менее, вероятно, в расчете все же будут использоваться те же самые рекомендации, поскольку они основаны на общепринятых нормативах труда.

В каждой фирме определение количества работников в отделе кадров осуществляется индивидуально в соответствии с широко применяемыми методами.

В государственных (муниципальных) учреждениях применяются «Укрупненные нормы для определения численности специалистов по управлению персоналом». Однако наиболее распространенным подходом в странах СНГ является использование «Межотраслевых норм для определения численности работников кадровых служб коммерческих организаций» и «Межотраслевых норм для определения численности работников служб по организации труда и заработной платы коммерческих организаций».

Перед тем, как определить количество сотрудников в отделе, всегда соблюдайте правила, установленные внутри вашей компании.

Как быть, если вы оценили ситуацию и поняли, что ваш коллектив имеет недостаточное количество сотрудников? Ответ на этот вопрос прост и очевиден — необходимо привлечь новых работников! Однако не следует спешить: подбору персонала стоит подходить ответственно, чтобы избежать постоянной текучки кадров в вашей рабочей команде.

Мы рекомендуем воспользоваться автоматизированным процессом найма, предлагаемым онлайн-сервисом FriendWork. Этот сервис поможет избавить вас от рутинных задач и ускорит процесс подбора персонала, а также предоставит возможность руководству следить за прозрачной системой набора. Вы сможете формировать отчеты всего в один клик, общаться с кандидатами в удобном для вас мессенджере прямо через сервис, составлять шаблоны для предложений и отказов, а также настраивать статусы для каждого кандидата в системе FriendWork.

Как рассчитать штатную численность персонала — формула и примеры

Состав персонала организации подвержен изменениям в зависимости от объема работы, потребностей бизнеса и других факторов. Для определения оптимального количества сотрудников, необходимых для эффективного выполнения задач и проектов, необходимо провести расчет штатного расписания. Мы поясняем, почему это важно и как это делается — в данной статье представлены простые формулы и примеры.

Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать

Штатовая численность представляет собой размер персонала организации. Включает в себя как сотрудников, работающих на полный рабочий день, так и тех, кто является частью неполного рабочего дня. Каждый сотрудник считается одним штатным работником. Временные сотрудники, владельцы бизнеса и специалисты, работающие по гражданско-правовым договорам, не учитываются при подсчете.

Для того чтобы не получить штрафы, необходимо предоставить график работы сотрудников на запрос трудовых и налоговых инспекторов. Также, такой график может быть запрошен Пенсионным фондом России (ПФР) для сравнения реальных заработных плат с указанными в документах. Если компания не ведет учет численности сотрудников, то невозможно избежать ответственности в случае выявления нарушений.

Необходимо всегда помнить о наличии открытых вакансий. В графике работы всегда указываются свободные позиции — это очень важно для компании, чтобы своевременно их заполнять. В противном случае остальные сотрудники будут перегружены работой, а переработка оплачивается в 1,5-2 раза выше. Сотрудники быстрее устают, их мотивация и преданность к работодателю-компании падают.

Проведение анализа эффективности бизнес-процессов является неотъемлемой задачей компании. Такой подход дает возможность контролировать фонд заработной платы, вносить изменения в штатные структуры и повышать эффективность работы персонала. Кроме того, анализ помогает защищать интересы компании в случаях, связанных с судебными разбирательствами о сокращении сотрудников.

Советуем прочитать: Как получить звание старший лейтенант досрочно: требования и документы

Для того, чтобы убедиться в эффективности рекламных затрат, рекомендуется использовать функционал Сквозной аналитики Calltouch. Данный сервис позволяет собрать информацию со всех платформ, каналов и систем управления клиентскими отношениями (CRM), а также создать одну общую сводку, содержащую все необходимые метрики. С его помощью вы легко сможете анализировать и оптимизировать воронку продаж, улучшать маркетинговую стратегию и снижать расходы на продвижение.

Отличие от остальных видов численности работников

Часто возникает путаница между понятиями «штатная численность» и «фактическая численность». Однако эти термины весьма различны: штатная численность определяется на основе официальных документов, тогда как фактическая численность определяется путем простого подсчета сотрудников в реальной ситуации.

Иногда возникает ситуация, когда заявленное количество сотрудников и фактическое количество не совпадают — это нормально. Часто это происходит, если в компании есть не заполненные вакансии. В таком случае, заявленное количество сотрудников будет больше фактического — допустим, на бумаге должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35.

Различные показатели количества персонала в организации:

Руководствуясь стандартными правилами, которые учитывают трудовые нормы и необходимые объемы производства и продаж, можно определить нормативную численность штата. Этот идеальный показатель является целью, к которой организация стремится.

Иван, бизнесмен, принимает решение о запуске небольшой кафе. Он уверен, что для организации работы достаточно иметь четырех сотрудников: двух продавцов, баристу и пекаря. Это оптимальное количество персонала, которое требуется для обеспечения нормального функционирования заведения.

Плановая численность персонала определяется исходя из различных факторов, таких как вид и объем работы, наличие вакантных должностей и других текущих условий в компании. В отличие от нормативной численности, которая является идеализированным показателем, плановая численность более реалистична и соответствует реальным потребностям организации.

Спустя месяц Иван осознал, что в кофейне не хватает четырех сотрудников — необходимы администратор и уборщик. Он включил их в обновленный, более реалистичный план наема персонала.

Существуют случаи, когда организациям необходимо определить количество работников, присутствующих на предприятии в текущий момент — в определенный день или смену. Такие подсчеты известны как явочные. Они часто проводятся с целью оценки эффективности использования трудовых ресурсов.

В начале марта 2025 года Иван задумал проверить, сколько сотрудников работает в кофейне. Он зашел в заведение и обнаружил, что на данный день там присутствуют бариста, продавец и администратор. Всего работает три человека.

Среднесписочная численность — это количество сотрудников на предприятии в определенный период времени, например за месяц или полгода. Чтобы получить средний показатель, сначала составляют простой список численности для каждого дня, а затем делят на количество дней в этом периоде.

В тот самый день, 1 марта 2025 года, хозяин кофейни принял решение выяснить среднюю численность сотрудников за прошедший месяц. Вспомнив, что в феврале он принял на работу двух новых сотрудников, Иван провел следующие расчеты:

с 1 по 15 февраля в компании присутствовало четыре человека.

В период с 16 по 28 февраля насчитывалось 6 человек.

Рассчитал на основе математического выражения:

Суммируя количество дней, проведенных 4 людьми в течение 15 дней, и количество дней, проведенных 6 людьми в течение такого же периода, и делить это на общее количество дней в месяце, мы получим результат в 5 человек.

В сумме, в кофейне работает пять сотрудников.

Бизнес

Концепция холда: изучаем суть и определение правильного использования

Методики расчета штатной численности

Росздравнадзор разработал руководство для бюджетных организаций, определяющее необходимое количество сотрудников. Однако эти рекомендации также могут быть полезны частным предприятиям. Вот пример формулы, предоставленной этим органом:

Формула ШЧ равна произведению ВО поделенного на НВ умножить на КН.

ВО — годовая норма рабочего времени;

Норма рабочего времени для одного сотрудника в течение года — это НВ.

Коэффициент Неявок (КН) представляет собой показатель, отражающий количество отсутствий сотрудника на работе по причине больничного и отпуска.

Для оценки эффективности деятельности частных компаний зачастую применяется подход, основанный на сравнении двух факторов — выручки и отработанного времени. Вот способ расчета:

Отношение площади шарового сектора к произведению фигурного радиуса, плотности вещества и квадрата высоты можно выразить формулой ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ).

Работы, которые требуется выполнить, обозначаются как объем работ (ОР).

Фонд рабочего времени, сокращенно ФРВ, представляет собой финансовый ресурс, связанный с рабочим временем.

Предлагаемый объем работы на одного профессионала — ПВ;

Коэффициент успешного выполнения (КВ) — это параметр, отражающий степень успешности выполнения определенного действия или задачи.

Как рассчитать штатную численность: примеры

Давайте определим количество сотрудников по выражению ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ) .

В компании есть отдел бухгалтерии, где работает 15 профессионалов. Кадровый специалист решил проверить, возможно ли уменьшить количество сотрудников и взялся за анализ исходных данных.

Бюджет, предусмотренный на первую половину 2025 года, составляет 58 000 000 рублей.

За ту же самую промежуток времени количество часов, затраченных ФРВ, составляло 1 047.

Ежемесячный доход составляет 755 000 рублей.

Коэффициент вариации составляет 1,17.

Для определения коэффициента выполнения (КВ) необходимо поделить запланированную производительность на фактическую. Известно, что запланированная производительность составляет 755 000 рублей в месяц. В качестве фактической производительности было использовано значение за предыдущие полгода, которое составило 644 373 рубля в месяц. Расчет КВ производится следующим образом: КВ = 755 000 / 644 373. В результате получаем значение равное 1,17.

Остается лишь внести все значения в уравнение: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Таким образом, можно сократить штат с 15 до 11 работников.

Кадровый состав с учетом человеческого фактора

Необходимо иметь в виду, что упомянутая ранее формула лишь приблизительно отражает ситуацию. Всегда следует учитывать фактическую нагрузку на компанию и влияние человеческого фактора.

Для достижения этой цели используется показатель КН — коэффициент неотсутствия. Работники могут уйти в отпуск, взять отпуск по уходу за ребенком или заболеть. Расчет этого показателя производится с помощью следующей формулы:

где НМС — непродуктивное время.

Если мы вернемся к предыдущему случаю с бухгалтерами, то получается, что каждый из них берет отпуск на протяжении 28 дней, что составляет в общей сложности 252 часа.

Коэффициент ДНВ, который равен 0,24, можно выразить как отношение 252 часов к 1 047 часам (показатель ФРВ).

Коэффициент наценки равен 1 плюс 0,13, что равно 1,13.

Теперь остается только выполнить расчет численности персонала, учитывая коэффициент нормообразования по следующей формуле:

Как следствие, результат умножения 11 на 1,13 будет равен 12,43. Чтобы избежать лишних затрат, округлим его до 13.

Это подразумевает, что в бухгалтерском отделе фирмы должно быть сохранено 13 работников, а не 11.

Коротко о главном

Работодателям необходимо поддерживать постоянное количество сотрудников, чтобы в случае проверок со стороны государственных органов иметь возможность предоставить все требуемые данные, а также оценивать результативность труда и контролировать размер заработной платы.

Кроме стандартной, можно выделить и другие виды численности, такие как фактическая, среднегодовая и явочная. Эти показатели помогают отслеживать количество сотрудников в различные промежутки времени.

Для правильного подсчета, предпринимателям и компаниям необходимо учесть не только основную формулу ШЧ = ОР / (ФРВ × ПВ × КВ), но и учитывать особенности работы, сезонность и человеческий фактор, чтобы получить достоверные результаты.

Советуем прочитать: Как правильно оформить куплю-продажу гаража (какие нужны документы)

Штатная численность работников: где применяется и как рассчитать

В данной публикации будет рассмотрено, как определить оптимальное число сотрудников для определенной организации или отдельного подразделения. В тексте также будут представлены методы расчета и примеры штатного расписания и регламента, разработанные профессионалами.

Существует определенная численность сотрудников, которая является официально установленной для данной организации.

Разница между численностью работников в организации и реальным числом присутствующих

Какими уравнениями можно воспользоваться для определения оптимального числа сотрудников в команде.

Что такое штатная численность работников: это количество ставок или людей

Параметры численности — понятие, присутствующее в официальных документах организации. Оно служит для указания общего числа сотрудников, обеспечивающих стандартную деятельность компании и включенных в ее штатное расписание. При определении численности сотрудников структурного подразделения или всего предприятия, учитывается предусмотренное количество штатных позиций.

Контролирующие органы, такие как налоговая инспекция, банковские учреждения и ПФР, имеют право запросить информацию о количестве сотрудников, работающих в компании. Судьи также могут запросить информацию о штатной численности сотрудников в случае рассмотрения дел о сокращении персонала.

Группа специалистов из издания «Кадровое дело» разработала уникальный шаблон для эффективной организации структуры персонала. С использованием данного инструмента вы сможете легко отслеживать доступные вакансии, избегая ненужного набора лишних сотрудников, а также защищать принятие решений о сокращении персонала в судебных инстанциях.

Чем отличаются штатная численность и фактическая (списочная) численность работников

На практике очень часто возникает смешение понятий «штатная численность» и «фактическая численность» персонала. Однако, следует учитывать, что это две разные вещи: штатная численность рассчитывается на основе данных штатного расписания, а фактическая – это просто подсчет количества сотрудников, работающих в организации на определенную дату.

По документам, в компании ООО «Омикрон» зарегистрировано 40 сотрудников. Однако при подсчете фактической численности персонала на 3 августа 2022 года, кадровики обнаружили расхождение данных. На тот момент было не заполнено три рабочих места. Следовательно, количество сотрудников на самом деле составляло всего 37 человек, что на 3 меньше, чем ожидалось.

Сотрудники Системы Кадры разработали шаблон стандартного графика работы, который можно настроить под свои нужды. Заполните необходимые данные и применяйте в своей работе.

Если в компании имеются вакансии, которые указаны в штатном расписании, но в данный момент не заняты никем, количество сотрудников превышает фактическое число. Однако может возникнуть потребность в дополнительных сотрудниках, превышающая нормы, установленные в штатном расписании.

Познакомьтесь с публикацией в издании «Кадровое дело»: Различные позиции, иностранные лексические единицы и ограниченное количество сотрудников — каково может быть ваше рабочее расписание?

В процессе планирования бизнеса применяется еще один важный фактор — предельная численность сотрудников, определяющая максимально обоснованное экономически количество работников для каждой конкретной компании. Если этот показатель не превышен, нагрузка на производство распределяется равномерно, рабочее время используется сотрудниками с умом, и зарплатные фонды застрахованы от ненужных издержек. Определить предельное количество работников помогают стандартные нормы, созданные для каждой специфической отрасли или категории персонала.

Количество работников также может быть определено как фактическое, плановое и среднегодовое. Последний показатель используется в годовых отчетах, которые предоставляются организациями и индивидуальными предпринимателями в начале нового календарного года (до 20 января). При расчете среднегодовой численности не учитываются временные сотрудники и исполнители, заключившие договоры гражданско-правового характера.

Как рассчитать штатную численность работников

В бюджетных организациях осуществляется детальный учет и анализ количества, структуры и распределения персонала, в то время как в коммерческих предприятиях этим показателям обычно уделяется недостаточно внимания. Необходимо признать, что данная тенденция нельзя назвать положительной, поскольку работодатель, знающий, какая оптимальная численность персонала требуется для эффективного функционирования предприятия, ведет кадровую политику более рационально и не наносит ущерб бюджету компании из-за излишних расходов на персонал.

Разнообразные подходы используются для вычисления количества сотрудников в штате. Однако наиболее удобным и эффективным считается метод, представленный в следующем выражении:

Равенство Ш равно Ор, деленному на произведение Фрв, Вп и КВН.

где Ш указывает на оптимальное число работников согласно графику работы, Ор представляет запланированный объем работ, Фрв отражает фонд рабочего времени, Вп отображает предполагаемую производительность одного сотрудника, а КВН определяет степень выполнения заданий. Реальное значение КВН рассчитывается путем сравнения плановой производительности за определенный период с прошлогодними фактическими показателями.

Ознакомьтесь с разделом «Кадровая политика»: Как определить необходимое количество работников.

Для оценки ситуации в отделе продаж компании «Омикрон» руководство решило провести расчеты. В результате анализа статистических данных и учета периода с 1 января по 1 сентября текущего года, кадровый отдел определил, что численность персонала превышает реальные потребности компании. Такое избыточное количество сотрудников влечет за собой значительные расходы на зарплату, которые негативно сказываются на прибыли предприятия. В связи с этим, возникает необходимость в сокращении штата с целью оптимизации работы отдела продаж ООО «Омикрон».

Вначале было произведено определение показателя выполнения норм, основываясь на делении значения плановой выработки одного руководителя (57 000 рублей) на фактическую прошлогоднюю выработку (50 000 рублей).

57 тысяч разделить на 50 тысяч равно 1,14.

Далее были учтены дополнительные сведения: Ор — планируемый объем продаж за определенный период (1 050 000 000 рублей) и Фрв — доступное рабочее время (1336 часов). Подставив эти значения в выражение, исследователь получил следующее уравнение:

Результатом деления числа 1 050 000 000 на произведение 1336, 57000 и 1,14 является число 12.

Анализ показал, что 12 человек в отделе продаж ООО «Омикрон» обеспечат эффективность работы. При этом рабочие права сотрудников будут соблюдаться, их нагрузка не будет превышена, что приведет к значительному увеличению прибыли для работодателя.

Если необходимо определить количественное количество сотрудников, которые реально присутствуют на работе, используется особая формула расчета. Ежедневно не все работники организации выходят на рабочие места. Некоторые могут заболеть, отправиться в командировку или запросить отгул, поэтому возникает необходимость в определении этого показателя. В случае работы в сменном режиме, сотрудники работают по очереди, что также оказывает влияние на производственный процесс. Чтобы не перегружать персонал рабочими обязанностями, следует определить среднее количество людей, находящихся на своих рабочих местах каждый день.

Шрм — это результат умножения N на Кн.

Определение значения коэффициента Кн, где Шрм представляет собой количество сотрудников на рабочих местах, Н — нормативное количество персонала, а Кн — плановый коэффициент невыхода на работу, может быть выполнено с использованием формулы 1 + Дн. Здесь Дн обозначает долю нерабочего времени, рассчитываемую на основе рабочего календаря.

Сумма единицы и дроби, полученной от деления 392 на 2003, равна 1,2.

При расчете окончательной формулы был включен коэффициент, учитывающий степень невыхода.

Произведение числа 12 на 1,2 равно 14,4.

Изучив ситуацию, сотрудник отдела кадров установил, что для эффективного функционирования отдела продаж компании «Омикрон» необходимо иметь в своем составе 14 сотрудников.

Анализировать и учитывать количество персонала является важным этапом планирования в бизнесе. При расчете оптимального показателя следует учитывать готовые формулы, отраслевые и межотраслевые нормы по труду, а также функции и структуру организации. Важно помнить, что некоторые органы имеют право запрашивать информацию о численности работников у работодателей.